Quanti modi esistono per siglare un contratto? In questo articolo ti mostro come tutelare il tuo business scegliendo se sottoscrivere un contratto con firma digitale e firma autografa oltre ad altri metodi che la legge mette a disposizione di privati e aziende.
Io sono Oreste Maria Petrillo e come avvocato specializzato in diritto digitale, negli hanno ho assistito numerosi imprenditori verso una progressiva digitalizzazione dei processi di firma.
Seguimi nei prossimi paragrafi perché ti spiego, passo dopo passo, ciò che dice la legge in maniera semplice ma completa.
Indice
Qual è la differenza tra la firma autografa e la firma digitale?
La distinzione fondamentale tra siglare un contratto con firma digitale e firma autografa non solo si può notare nel mezzo utilizzato per la sottoscrizione, ma soprattutto nel valore legale e nelle garanzie che ciascuna metodologia offre.
Si tratta di una differenza tangibile che non può essere tralasciata al caso. È quindi giusto conoscerne la definizione esatta per poterle applicare rispettivamente nei corretti ambiti.
La firma autografa
La firma autografa, quella che ad esempio sigli di tuo pugno su un documento cartaceo, rappresenta la forma più tradizionale di sottoscrizione.
È l’espressione grafica personale che identifica in modo univoco la tua volontà di aderire al contenuto del documento che stai prendendo in considerazione: sia esso ad esempio un contratto di lavoro o un contratto di compravendita.
La firma digitale
La firma digitale, d’altra parte, rappresenta l’evoluzione tecnologica della sottoscrizione tradizionale. Si tratta di un sistema crittografico che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio del documento firmato.
Ogni volta che svolgo una consulenza legale, spiego sempre ai miei assistiti che la firma digitale è come un sigillo elettronico personale. È un metodo molto più sicuro e verificabile rispetto ad una firma tradizionale.
Quest’ultima, al contrario, ha bisogno di perizie gravimetriche molto complesse e lunghe per essere verificata correttamente.
La firma digitale invece, basandosi su complessi algoritmi matematici e certificati digitali rilasciati da autorità riconosciute, rende il processo di sottoscrizione sicuro e veloce anche dal punto di vista legale.
Come si firma un contratto con la firma digitale
La firma elettronica non è una sola, ma ne esistono diverse tipologie, ognuna con caratteristiche specifiche differenti dalle altre.
Spesso si tende a confondere le varie declinazioni, nonostante ciascuna di esse abbia un diverso valore legale e ambito di applicazione.
La normativa europea (eIDAS), nello specifico con il Regolamento UE n° 910/2014, e quella italiana con il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 del CAD (Codice Amministrativo Digitale), hanno definito un quadro preciso delle varie tipologie di firma digitale.
Ci sono 4 tipi di firma elettronica:
- Firma elettronica semplice (FES): è la forma più basilare, come l’inserimento di un PIN o la scansione di una firma autografa. Ha un valore legale limitato e viene valutata caso per caso dal giudice;
- Firma elettronica avanzata (FEA): offre un livello intermedio di sicurezza, garantendo l’identificazione del firmatario e l’integrità del documento. È comunemente utilizzata nei servizi bancari online;
- Firma elettronica qualificata (FEQ): rappresenta il massimo livello di sicurezza, equivalente per legge alla firma autografa. È basata su un certificato qualificato e viene rilasciata da prestatori di servizi fiduciari. Un esempio concreto è quello dell’accesso agli atti utilizzando lo SPID;
- Firma elettronica grafometica: utilizzata soprattutto in contesti come lo sportello della banca oppure in posta, è una firma olografa che viene prodotta come una normale firma utilizzando però una penna elettronica e una tavoletta digitale.
Che differenza c’è tra la firma digitale e una firma apposta a mano su un foglio e poi scannerizzata?
Nel caso in cui non fossi avvezzo all’utilizzo della tecnologia per autenticare e siglare i documenti come contratti o atti della pubblica amministrazione, ti sarai chiesto più volte questa domanda.
Non sei l’unico, e se ho voluto dedicarci un paragrafo a parte è proprio perché molte persone si pongono lo stesso quesito.
Posso garantirti che la differenza è sostanziale. Una firma autografa scannerizzata non è altro che un’immagine digitale, facilmente riproducibile e modificabile. Non offre alcuna garanzia di autenticità o integrità del documento.
La firma digitale, invece, crea un’impronta crittografica unica del documento, garantendo che qualsiasi modifica istantanea o successiva sia immediatamente rilevabile.
Se hai ulteriori dubbi rispetto a questo argomento, ti invito a fugarli tramite una consulenza mirata:
Contratto con firma digitale e firma autografa sullo stesso documento
Nel contesto professionale moderno, e probabilmente anche nel tuo business, potrebbe capitarti di dover gestire documenti che richiedono sia firme digitali che autografe.
La legge non vieta questa pratica, ma è fondamentale seguire alcune accortezze per garantirne la validità legale.
Se il documento nasce in formato cartaceo, è preferibile completare tutte le firme autografe prima di procedere alla digitalizzazione e all’apposizione delle firme digitali. Viceversa, se il documento è digitale, è consigliabile raccogliere prima tutte le firme digitali e solo successivamente, se necessario, procedere alla stampa per le firme autografe.
Il valore probatorio delle diverse tipologie di firma
Un aspetto che ritengo fondamentale sottolineare riguarda il valore probatorio delle diverse tipologie di firma (ovvero la capacità di verificare con certezza se la firma deriva esattamente da chi l’ha sottoscritta: articolo 2702 del Codice Civile).
Mentre una firma digitale qualificata ha lo stesso valore legale di una firma autografa, le altre forme di sottoscrizione elettronica potrebbero richiedere ulteriori elementi di prova in caso di contestazione.
Per questo motivo, consiglio sempre di valutare attentamente il contesto e l’importanza del documento prima di scegliere la modalità di sottoscrizione più appropriata.
Concludendo
Sono certo che questo articolo ti abbia chiarito la maggior parte dei dubbi relativi a questo emisfero del mondo digitale, molto complesso e frastagliato.
La scelta tra siglare un contratto con firma digitale e firma autografa non è solo una questione di preferenza o comodità, ma una decisione che può avere importanti implicazioni legali per il tuo business.
Se stai avviando o gestendo un’attività online e hai dubbi su come utilizzare correttamente le procedure di firma dei contratti, ti invito ad esplorare i miei servizi di consulenza digitale.
Oppure, se vuoi rivolgermi domande di carattere generale su altri argomenti:
