Il Titolare del trattamento dei dati personali è, in base all’art. 4 del GDPR, una persona fisica, giuridica, l’autorità pubblica o altro organismo che decide i mezzi e le finalità con le quali vengono trattati i dati personali in suo possesso.
È una figura che spesso viene confusa, erroneamente, con quella del Responsabile del trattamento dei dati personali. Tuttavia, la loro distinzione è netta.
Nel corso di questo articolo ci terrei quindi a fare un po’ di chiarezza. Con parole semplici andremo ad esplorare chi è il titolare del trattamento dei dati personali, quali sono le sue responsabilità ed infine cosa lo
Chi è il titolare del trattamento dei dati personali
Sin dalle prime righe di questo approfondimento hai già potuto leggere una breve definizione che descrive il ruolo del titolare del trattamento dei dati personali. In questo paragrafo, però, voglio riportarti esattamente la descrizione completa della figura in questione.
L’art. 4 del GDPR (General Data Protection Regulation), definisce il titolare del trattamento come “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri”.
In parole semplici questa figura, che gestisce i dati personali a sua disposizione, è incaricata di categorizzare la tipologia di dato, scegliere i mezzi con i quali gestire i dati personali ed infine il come utilizzarli rispettando le normative imposte dal GDPR.
Cosa fa il titolare del trattamento dei dati personali
A questo punto potresti spontaneamente domandarti: certo Oreste, ho capito la definizione del titolare del trattamento dei dati personali. Ma in sostanza, cosa fa questa figura?
Cercherò di non usare dei tecnicismi incomprensibili e di essere il più trasparente possibile. In sostanza, il ruolo del titolare si può comprendere al meglio analizzando i seguenti doveri ai quali deve adempiere:
- Deve eseguire una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali, più comunemente conosciuta con l’acronimo DPIA, obbligatoria in base all’art. 35 del GDPR;
- Ha l’obbligo di curare la riservatezza dei dati garantendo che questi non siano persi, alterati, distrutti o trattati illecitamente;
- Deve applicare misure tecniche e organizzative in linea con la normativa vigente per garantire i principi della privacy by design e privacy by default;
- In base al punto precedente deve stabilire i mezzi e le procedure per conservare, proteggere e trattare i dati in suo possesso;
- Deve compilare periodicamente il registro dei trattamenti;
- Individuare e fornire istruzioni ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati – come ad esempio il responsabile del trattamento dei dati o altre figure incaricate al trattamento;
- Ha l’obbligo di informare la persona in merito a come vengono utilizzati i suoi dati, a che scopo e per quanto tempo;
- Si occupa della documentazione inerente alle violazioni dei dati personali ed i provvedimenti adottati per porvi rimedio;
- Gestisce, analizza e risponde alle richieste di tutela dei propri diritti da parte degli interessati.
Da questi obblighi e doveri si può comprendere la complessità a cui si espone la persona fisica, giuridica, PA o altro ente per garantire il corretto trattamento dei dati personali. Per questo, ed altri motivi, in alcune circostanze si affida all’aiuto del Responsabile del Trattamento.
Differenza tra responsabile e titolare dei dati personali
La figura del Responsabile del trattamento dei dati personali viene introdotta nel paragrafo successivo dello stesso articolo del GDPR che ci fornisce la definizione del Titolare del trattamento.
In sostanza, art. 4, par. 1, n. 8, GDPR si esprime nel seguente modo: “il responsabile del trattamento»: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”.
La differenza sostanziale tra queste figure è la seguente. Mentre il titolare decide i mezzi e le modalità con le quali trattare i dati personali, il responsabile è colui che tratta gli stessi seguendo le indicazioni del titolare del trattamento.
Responsabilità del titolare del trattamento GDPR
Siamo quasi giunti al termine di questo approfondimento che ti ha permesso di conoscere, sotto ogni aspetto, cos’è il Titolare del trattamento dei dati personali e come opera secondo le normative vigenti.
Prima di concludere analizzando chi ha la facoltà di nominare e designare questa figura vorrei fare un piccolo riassunto di quelle che sono le responsabilità in capo al titolare del trattamento.
Le abbiamo già viste, nel dettaglio, all’interno del paragrafo dedicato ai compiti che questo deve svolgere periodicamente per adempiere al suo incarico.
Tuttavia ci tengo a riassumere dettagliatamente quali sono le sue responsabilità, che ritengo di massima importanza per la sicurezza del trattamento dei dati personali. Il titolare del trattamento ha l’onere di:
- Conservare e proteggere i dati personali;
- Decidere i mezzi e le modalità con le quali trattare i dati;
- Informare le persone associate ai dati in merito alla gestione dei dati e gestire le richieste d’accesso, di cancellazione o di non utilizzo avanzate dalle stesse;
- Nominare un responsabile del trattamento in caso di necessità;
- Intervenire con tempestività e trasparenza in caso di violazione dei dati personali.
Chi nomina il titolare dei dati personali?
Per rispondere correttamente a questa domanda serve fare una precisazione. Il titolare del trattamento dei dati personali non viene nominato da nessuno ma deve essere individuato.
Mi spiego meglio: il titolare del trattamento si auto-individua in quanto soggetto (persona fisica, giuridica, pubblica amministrazione o ente) che decide autonomamente finalità e mezzi del trattamento.
Ad esempio, in un’azienda metalmeccanica la figura in questione coincide con colui o colei che risiede al vertice dell’azienda. In altri casi, se si parla di realtà molto strutturate, il titolare del trattamento può essere scelto tra i vertici nel consiglio di amministrazione.
Ed è proprio su questo processo che vorrei fare un appunto. Il titolare del trattamento deve essere scelto con criterio in base a requisiti specifici. Nulla va lasciato al caso.
A tal proposito il mio studio legale, grazie all’esperienza professionale maturata nel campo del trattamento dei dati personali, fornisce un servizio di consulenza accurato e completo per la designazione e la gestione delle pratiche di un titolare dei dati personali.
