Come si firma un contratto via email affinché sia valido e senza errori

Non c’è dubbio! L’avanzamento tecnologico è sempre più impattante a livello globale, soprattutto in ambito lavorativo. Ad oggi, capire come si firma un contratto via email, senza avere dubbi o incertezze a riguardo, è una nozione essenziale per incrementare la tua professionalità e il tuo business.

Grazie a questo breve articolo, imparerai come validare un contratto via mail, quali tipologie di firma elettronica esistono e soprattutto gli errori da evitare quando dovrai firmare un contratto tramite posta elettronica.

Che tu sia un nomade digitale, un imprenditore alle prime armi o un freelance in cerca di nuove opportunità digitali, ti consiglio di leggere attentamente quanto segue per imparare, una volta per tutte, come firmare un contratto a distanza.

Seguimi perché ti spiego cosa dice la legge, in merito a come si firma un contratto via email, in modo chiaro e semplice.

Un contratto via mail è valido?

Prima di procedere e vedere come devi fare passo a passo, è necessario rispondere ad una domanda che molti, compresi i miei clienti, mi pongono in questi frangenti: Oreste, ma un contratto firmato via mail è valido?

La legalità di questa operazione non si mette in discussione. Firmare contratti a distanza non è illegale! Tuttavia, come molti processi digitali, bisogna seguire tutte le indicazioni del caso per portare a termine la firma del contratto nel modo richiesto dalla legge.

La legge in questione è l’articolo 1325 del Codice Civile il quale, in parole semplici, afferma che non sempre la forma scritta classica è necessaria per firmare un contratto. Esistono infatti momenti in cui questa è necessaria mentre, in altri, è possibile eseguire il tutto utilizzando la tecnologia: tramite ad esempio la Firma Elettronica o la Firma Digitale.

Proprio in merito alla firma elettronica è giusto fare una piccola digressione. Essa infatti si divide in 3 specie diverse: la FES (Firma Elettronica Semplice), la FEA (Firma Elettronica Avanzata ed infine la FEQ (Firma Elettronica Qualificata).

Firma elettronica semplice

Questa è la forma più semplice che possa essere utilizzata in ambito digitale per firmare un contratto. È tuttavia quella meno sicura delle tre elencate in precedenza, perché non garantisce in alcun modo che la firma digitata corrisponda alla reale identità del firmatario.

In secondo luogo, la Firma Elettronica Semplice non garantisce alcun livello di sicurezza e lo testimonia il fatto che, per eseguirla, basta digitare il semplice nome a fondo di una mail. Il mio consiglio è quello di non avvalersi, nella stragrande maggioranza dei casi, di questa firma.

Firma elettronica avanzata

In termini di sicurezza e credibilità, la Firma Elettronica Avanzata è una valida alternativa per siglare accordi a distanza. Questa firma è pensata in modo tale da collegare in maniera certa il firmatario alla firma.

Questo dettaglio assicura anche il fatto che la firma non possa essere modificata poiché il sistema lo rivelerebbe in seduta stante.

Per eseguire la Firma Elettronica Avanzata sarà necessario affidarsi a strumenti che certificano l’identità del firmatario (come lo SPID o un codice OTP).

Firma elettronica qualificata

La Firma Elettronica Qualificata invece è quella più sicura e verificabile tra le tre che ho appena citato. Ha infatti lo stesso valore legale di una firma autografa, ovvero quella fatta di tuo pugno su un contratto.

Come fa ad essere così credibile e sicura? La questione è molto semplice: la firma deve essere depositata e successivamente rilasciata da un certificatore accreditato. La stessa sarà poi associata ad un dispositivo qualificato (come un token o una smart card) che il firmatario utilizzerà per siglare i contratti.

E per quanto riguarda la firma digitale?

La Firma Digitale

La Firma Digitale, in breve, è la firma elettronica più sicura in assoluto. Essa infatti si basa su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, che garantiscono i seguenti tre elementi: l’identità del firmatario; l’integrità del documento, che non può essere in alcun modo modificato; il valore legale della firma al pari di quello della firma autografa.

In merito a questo argomento ho scritto un approfondimento molto interessante che spiega la differenza e la validità di un contratto siglato con firma autografa oppure con firma digitale.

Arrivato a questo punto, e avendo chiaro il quadro della situazione in merito alle possibilità legali che hai a disposizione per firmare un contratto, vediamo di seguito come fare e soprattutto cosa evitare per non incorrere in spiacevoli errori.

Come si firma un contratto via email

Sei finalmente giunto al punto cruciale di questo articolo che, brevemente, ti permette di scoprire come si firma un contratto a distanza.

Se pensi di essere il solo a porsi mille quesiti in merito all’argomento trattato voglio subito sollevarti da questo peso! Questo, detto francamente, è il cruccio di tantissimi imprenditori, nomadi digitali e freelance.

Ecco i passaggi da seguire per firmare un contratto via mail nel modo giusto:

• Redazione o lettura del contratto – questo step è fondamentale poichè, nell’oggetto dello stesso, è spesso compresa la modalità con la quale si vuole o si deve firmare l’accordo. Assicurati che il contratto contenga tutte le clausole necessarie in merito a quale sia la firma giusta prima di siglarlo (autografa o digitale);
• Inserisci la firma – nel caso in cui tu debba firmare un contratto, ricordati di inserire la firma digitale o autografa ove richiesta. Per mia esperienza personale, ti consiglio (in caso di firma autografa) di siglare ogni pagina, soprattutto quelle contenenti le varie clausole che costituiscono parte integrante dell’accordo preso;
• Invia il contratto firmato tramite PEC o raccomandata A/R – Se hai la possibilità di firmare elettronicamente, è fortemente consigliato utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata) per inviare il documento siglato. Questo ti permette di spedire il contratto in maniera celere e appunto certificata, sapendo con certezza che il tuo destinatario riceverà il documento. Nel caso di firma autografa, oltre ad inviare il documento via mail il mio consiglio è quello di spedire una copia firmata anche con raccomandata A/R.

Errori da evitare nella firma di contratto via email

Prima di concludere l’articolo, ci tengo a precisare che anche in questi casi si possono commettere degli errori. Talvolta banali. 

Ecco quindi alcuni accorgimenti per capire come si firma un contratto via email senza commettere errori:

• Peccare di superficialità – lo dico perché spesso si pensa sia necessario inviare il contratto firmato solo tramite mail, evitando di utilizzare un servizio come quello della PEC o della raccomandata A/R. In caso di controversie infatti, la semplice mail non dà prove certe dell’effettivo invio del documento né tanto meno la certezza che la persona interessata lo abbia ricevuto. Metti sempre le mani avanti e utilizza dei sistemi sicuri e tracciabili come la PEC o la raccomandata A/R;
• Inviare un contratto con firma autografa e poi scannerizzato – per quanto sia una pratica molto diffusa, inviare un documento via mail, che è il risultato di una scansione del contratto firmato manualmente, non ti garantisce le stesse sicurezze del punto precedente. Anche in questo caso, se viene richiesta la firma olografa per siglare l’accordo, fai pervenire il documento completo via PEC o tramite raccomandata A/R;
• Non conservare i documenti – un errore banale che molti commettono spesso è quello di non conservare i documenti in un apposito spazio sicuro all’interno dei propri dispositivi. Il semplice drive o cloud non bastano a mettere in sicurezza i tuoi contratti firmati. Sono facilmente attaccabili e, in pochi secondi, potresti perdere tutto. Il mio consiglio è quello di affidarti a sistemi di conservazione digitale che rispettino le normative europee vigenti, per garantire la validità e l’integrità del documento nel tempo.

FAQ sui contratti via email

Di seguito rispondo ai quesiti più pertinenti che gli utenti ricercano in Internet in merito a come si firma un contratto via email:

Che rischi ci sono nel firmare un contratto via email?

Uno tra i rischi più frequenti quando non si conosce come si firma un contratto via email è quello di non leggere attentamente l’oggetto del contratto ove, spesso, viene richiesta la modalità per siglare l’accordo. Voglio ricordare che, in caso di errata firma, il contratto può essere annullato e, nei casi più gravi, essere nullo.

Posso stampare il documento per firmarlo a mano?

Questa pratica è consentita, tuttavia va fatta una precisazione importante. Ti consiglio di inviare la copia scansionata del contratto firmato via PEC oppure, se non ne possiedi una, puoi spedire una copia dell’accordo tramite raccomandata A/R.

Come creare una firma digitale?

Il processo per creare una firma digitale è molto semplice e, in alcuni casi, piuttosto veloce. Per possederne una ti basterà scegliere un ente certificatore accreditato (come ad esempio Aruba, Infocert o Poste italiane). Dopo aver scelto l’ente a cui affidarti ti basterà acquistare un kit di firma digitale che può essere fisico (come un token) oppure digitale (come lo SPID). Dopodiché dovrai avviare il processo di riconoscimento digitale che può essere effettuato sia in presenza che online. Infine ti basterà attivare le tue credenziali seguendo le istruzioni che ti fornirà l’ente certificatore a cui hai deciso di affidarti. Una volta completati i passaggi richiesti non dovrai fare altro che iniziare a firmare i tuoi prossimi contratti anche a distanza.