DPA: cos’è e perché è fondamentale per il GDPR

In questo articolo ti spiego un DPA cos’è, come funziona e per quali motivi è importante averlo per una corretta gestione della propria attività online.

Tutti, almeno una volta nella vità, hanno avuto modo di parlare, sentire o studiare la protezione dei dati personali. In particolare prendendo come riferimento il GDPR (il testo europeo che difende la privacy degli utenti della rete).

Direi di non indugiare ulteriormente. Seguimi nei prossimi paragrafi perché ti mostro, in parole semplici, cosa dice la legge in merito al DPA cos’è e perché è fondamentale per il GDPR.

DPA cos’è

Partiamo dando una definizione molto pratica inerente a cos’è un DPA. Questo acronimo, innanzitutto, significa Data Processing Agreement.

In italiano la sua traduzione è la seguente: Contratto di Nomina del Responsabile del Trattamento Dati. 

Già da questa possiamo intendere due cose: si tratta per l’appunto di un contratto di collaborazione che il titolare del trattamento dei dati produce nei confronti di un collaboratore esterno per affidargli, legalmente, parte della gestione dei dati personali della sua azienda.

Per comprendere appieno la necessità della stipula di questo contratto continua a leggere di seguito.

DPA e GDPR

Come ho già accennato, più volte anche in altri articoli simili, il GDPR è sostanzialmente la legge che tutela e garantisce un corretto utilizzo e la protezione dei dati personali degli utenti online.

Ogni volta che si tratta di dati personali, questo Regolamento entra in funzione per proteggere gli stessi da abusi e mal gestioni.

In questo caso, parlando di Data Processing Agreement, troviamo il riferimento completo (oltre che tutte le istruzioni per una corretta stesura e un utilizzo adeguato del contratto) nell’articolo 28 del GDPR che, per precisare, descrive e introduce dettagliatamente la figura del Responsabile del Trattamento.

Prima di approfondire tutti i dettagli suggeriti da questo articolo, utile a comprendere cos’è un DPA, sorge spontanea una domanda: Ma quando è obbligatorio adottare la Data Processing Agreement?

Quando è obbligatorio un DPA

Sostanzialmente un DPA è obbligatorio ogni qual volta tu (Titolare del Trattamento) decidi di affidare dei compiti specifici ad aziende o professionisti esterni alla tua realtà (Responsabili del trattamento) e, tramite questo incarico, affidi loro la gestione di dati personali e specifici dei tuoi utenti.

Non temere: voglio portarti un esempio molto esplicativo per farti comprendere tutto al meglio.

“Poniamo il fatto che tu sia il proprietario di un e-commerce che vende prodotti per la cura della pelle. Vendendo i tuoi prodotti online, dal tuo sito personale, non potrai occuparti in prima persona anche della spedizione degli stessi.

Per spedire la merce ad ogni cliente dovrai affidarti, banalmente, ad un’azienda di logistica che esegue questo lavoro al posto tuo.

Affinchè l’azienda porti a termine il suo incarico nel migliore dei modi avrà bisogno di conoscere dei dati personali sensibili dei tuoi clienti: il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, l’indirizzo del domicilio.

In questo caso sarai obbligato a produrre un DPA che nomini come Responsabile del trattamento dei dati personali dei tuoi clienti, limitatamente a quel compito, l’azienda di logisticai”.

Elementi essenziali di un DPA

Arrivato a questo punto avrai sicuramente chiaro quasi tutti gli aspetti dell’argomento in questione. Abbiamo infatti visto cos’è DPA, la sua correlazione con il GDPR e soprattutto compreso, tramite un esempio, quando il Data Processing Agreement sia obbligatorio.

Ma entriamo ancor più nel dettaglio. Abbiamo detto che si tratta, per l’appunto, di un contratto. Ogni contratto ha degli elementi essenziali che lo rendono unico, specifico e soprattutto efficace.

Vediamo quindi quali sono gli elementi essenziali di un DPA:

• Identificazione delle parti – l’articolo 28 del GDPR afferma che le parti contrattuali devono essere chiare e ben specificate all’interno del documento. Sarà quindi necessario scrivere tutti i riferimenti e dati sia del Titolare che del Responsabile del trattamento affinché siano chiaramente riconoscibili all’interno del contratto;
• Oggetto del contratto – questo elemento serve per specificare la natura e le finalità del trattamento dei dati personali degli utenti. Sostanzialmente, tramite l’oggetto si tende a disegnare un quadro completo del raggio d’azione del Responsabile del trattamento dei dati;
• Durata del contratto – ogni contratto deve avere una durata specifica, non può infatti durare a vita. In questa sezione dovrà essere indicato il termine del contratto e i relativi processi e tempi necessari per rinnovarlo;
• Diritti e obblighi delle parti – questa parte è necessaria per chiarire quali sono i diritti e gli obblighi sia del Titolare che del Responsabile del trattamento. Con diritti e obblighi si intendono sia quelli inerenti alla gestione che quelli da rispettare qualora la medesima sia fallace;
• Clausole di sicurezza e protezione dei dati – tramite le clausole di sicurezza e protezione si delineano tutte le garanzie che il Responsabile del trattamento deve attuare affinché vi sia una gestione adeguata e appropriata (secondo il GDOR) dei dati personali degli utenti.

Va specificato che, in base all’art. 28, il contratto deve essere redatto in forma scritta, anche in formato elettronico.

Responsabilità del Titolare e del Responsabile

Arrivato a questo punto dovrebbe esserti chiaro un concetto fondamentale: il Data Processing Agreement è necessario per definire chiaramente i ruoli e le responsabilità del Titolare e del Responsabile in merito al trattamento dei dati personali.

Senza un DPA siglato, e scritto in relazione alle necessità personali, le responsabilità che scaturirebbero da un’incorretta gestione dei dati ricadrebbero totalmente su chi, in quel dato momento, sta trattando i dati personali degli utenti.

A proposito di responsabilità, voglio mostrarti in breve le conseguenze che subirebbero le due figure citate qualora non vi fosse un DPA a regolamentare correttamente il loro rapporto:

• Titolare del trattamento – senza un DPA il Titolare si assume la responsabilità di non aver attuato le misure necessarie di controllo nei confronti del Responsabile affinché i dati degli utenti venissero trattati e protetti adeguatamente. Questa responsabilità ha delle conseguenze sia in termini economici che professionali. Oltre alle sanzioni per non aver rispettato il GDPR, il titolare incorre anche nella perdita di credibilità e danni reputazionali;
• Responsabile del trattamento – si assume la diretta responsabilità per qualsiasi violazione delle norme sulla protezione dei dati. Questo significa che il Responsabile potrebbe essere chiamato a rispondere direttamente, per le sue azioni e i danni causati di fronte, alla legge.

I rischi se non hai un DPA conforme

Come ormai assodato, i rischi che ne derivano da un DPA non conforme sono, oltre ai danni economici, quelli legati al danneggiamento della tua reputazione nei confronti dei clienti e dei partner.

In poche parole, sorvolare sull’importanza di questo documento è un danno per l’integrità della tua azienda poiché viene scoperta a rischi elevati.

Per non parlare del fatto che, ad oggi, ci si concede la possibilità di utilizzare dei contratti fac simile per redigere un documento così importante come un contratto per la nomina del Responsabile del Trattamento.

Limitazioni dei DPA fai-da-te

Per concludere questo articolo, che ti ha mostrato in parole semplici un DPA cos’è, come funziona e cosa deve contenere affinché sia a norma di legge rispetto al GDPR, voglio spendere due parole sul DPA fai-da-te.

Copiare e incollare un fac simile trovato online ti espone alla gran parte dei pericoli che abbiamo a lungo trattato nel corso di questo approfondimento.

Ciò di cui hai più bisogno è di NON compiere azioni che rendano vulnerabile il tuo business. Per questo è necessario affidarsi ad un avvocato esperto in diritto digitale che sappia redigere un DPA personalizzato in base alla tua situazione specifica.

Ogni azienda e business ha delle caratteristiche e delle esigenze uniche. Come potrebbe un fac simile tutelare tutte queste peculiarità quando, per natura, contiene informazioni generali?

La gestione, tutela e protezione dei dati personali è una faccenda seria. Le pene sono molto severe quando si tratta di violazione del GDPR.

Affidare questo compito ad una figura esperta e competente in materia è l’investimento per la tutela del tuo business migliore che tu possa compiere. 

Se stai valutando l’esigenza di nominare un Responsabile del trattamento, ma nutri ancora forti dubbi in merito a qualche aspetto, ti invito a scrivermi in privato nel modulo che trovi qui di seguito ⬇️